La clasificación general es una tarea colectiva que se lleva a cabo por el personal de la Unidad, después de la apertura y después de efectuar el recuento estadístico. Consiste en la separación de la correspondencia por secciones, apartados, rutas directas y correspondencia mal encaminada.
Se realizan las siguientes diferenciaciones:
* Cuando en una Unidad hay varios códigos postales y el número de secciones es elevado, se suele hacer una clasificación previa por PFD (Puntos Finales de Distribución). Un PFD es un código postal o agrupación de varios códigos con un número de secciones no muy elevado que posibilita la clasificación directa por secciones en una segunda clasificación.
El personal que clasifica por códigos postales, al terminar, clasificará también por secciones. En cualquier caso, cada centro organizará su manera de clasificar, teniendo en cuenta sus características y la posibilidad de que el correo venga clasificado a sección desde el Centro de Tratamiento Automático. Durante el proceso de clasificación general no se efectuará la clasificación o preembarriado de la propia sección.
El tiempo dedicado a la clasificación general se adaptará a las necesidades diarias, bajo el control y supervisión del responsable de la Unidad. Como norma general, deberá clasificarse siempre la totalidad de la correspondencia de la línea de comunicación. En caso de no ser posible la clasificación y entrega de todos los envíos ordinarios se debe tener en cuenta el siguiente orden de prioridad: IPC, cartas con fecha, cartas sin fecha, impresos con compromiso de entrega y resto de impresos.
En las oficinas con pocas secciones que además reciban un número reducido de envíos, no es necesario clasificar por secciones. Se puede proceder directamente al embarriado, separando durante este proceso la correspondencia del resto de secciones.
Con carácter general, la clasificación general a sección se realizará en el lugar que se indica en el siguiente esquema:
En esta fase también se clasificarán los avisos de llegada M4-O correspondientes a envíos que no tienen reparto domiciliario (envíos de entrega en oficina de referencia, libros de más de 500gr y publicaciones periódicas de más de 800gr) y han sido dados de alta en la oficina. Los avisos de llegada se imprimen en la propia URO siguiendo la ruta SGIE.>>Entrada>>Impresión de avisos. Una vez han sido impresos estos avisos, se clasifican por secciones, como cualquier envío ordinario.
Es conveniente disponer de estanterías o medios de almacenaje donde depositar la correspondencia ordenada por fechas y líneas de productos, de forma que rote el pendiente de acuerdo con los compromisos de entrega.
Se clasificarán en puestos diferenciados los siguientes tipos de correspondencia: línea de comunicación, marketing y publicaciones, IPC, etc.
Cada punto de clasificación individualizada debe contar con un panel alfabético que indique los diferentes cortes de las calles por secciones.
El número de cajas (montones) que conviene abrir será aquel que evite segundas manipulaciones para un número importante de envíos. Con este criterio, se separan en clasificación general las rutas directas, apartados, entidades importantes, etc.
Se abrirán necesariamente cajas para:
- Si la dirección es incorrecta y el destinatario desconocido, se devuelve a origen o, si carece de remitente, se declara sobrante y caducada en la propia oficina de destino.
La asignación del personal a la clasificación y al alta de envíos en SGIE. se hará de forma rotativa al ser una tarea colectiva, en la que debe participar de forma organizada todo el personal de la Unidad.
En unidades grandes se pueden poner en marcha algunos de los siguientes tipos de clasificación mixtos:
Cuando una Unidad cuenta con un número importante de personal inexperto en la clasificación general se pueden utilizar distintas técnicas para un mejor aprovechamiento de su participación:
- Realizar un muestreo para determinar las calles o tramos de calle de una sección que tienen mayor número de envíos (serán calles directas a sección).
- Se añadirán las cajas necesarias para rutas directas, malas, tránsito, apartados, etc.
- Con el resto de calles o tramos de calles se realizará una caja ciega con los envíos que necesitan una segunda clasificación por expertos.
Este procedimiento sólo es útil en el caso de que el número de calles o tramos y el número de secciones no sean elevados, de forma que en las cajas directas se consiga un elevado porcentaje de envíos directos a sección que no necesitan segunda manipulación.
La finalización de la clasificación general la fija siempre el jefe, teniendo en cuenta la situación del conjunto de la Unidad (pendiente en Unidad, en secciones, etc.). Debe ser uniforme para todos los carteros, fomentando la colaboración y el apoyo de aquellos compañeros que vayan terminando antes.
Si quedan envíos pendientes de clasificar se organizaran en contenedores diferenciados por fecha de entrada y línea de productos.